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Devis MICE & groupe ont été générés avec Quotelo par nos clients ! Et vous ?
Comment convaincre
ma direction ou mon propriétaire de regarder
une démo Quotelo ?
Boutique Hôtel indépendant
Votre boutique hôtel indépendant
possède une clientèle
?
Vous bookez encore l’évènementiel groupe copro / loisir par téléphone ou par mail ?
Vous rédigez vos fiches de fonction au clavier ?
Et si vous automatisiez tout ça ?
Quotelo libère de la disponibilité aux équipes MICE, aux commerciaux et aux réceptionnistes
Un boutique hôtel indépendant n’a pas toujours les mêmes moyens qu’un hôtel de chaine et ce sont souvent les réceptionnistes ou les adjoints de direction qui rédigent les devis Séminaire / Groupe / Evènementiel.
Ce sont les mêmes personnes qui saisissent au clavier toutes les fiches de fonction quotidiennes et hebdomadaires… Et qui mettent à jour les plannings…
Ces tâches n’ont aucune valeur ajoutée à être faite à la main par un humain, alors laissez la solution Quotelo s’en charger pour vous !
Nos algorithmes créent et modifient automatiquement selon les demandes clients les plannings, les fiches de fonctions et les devis MICE et GROUPE :
- sans erreur de TVA,
- sans erreur de calcul,
- sans inverser aucune date ou aucun groupe (sic)
- sans erreur de taxe de séjour, etc.
En l'absence de Quotelo, le traitement d'une demande client, qu'elle soit pertinente ou non, engendre un coût moyen de 165 € pour un hôtel indépendant, incluant l'analyse et la rédaction de la réponse.
Lorsque votre boutique hôtel indépendant reçoit des demandes de devis Groupe / évènementiel / séminaire par e-mail ou par téléphone, celles-ci ne sont souvent ni complètes ni organisées de manière structurée. Cela nécessite donc plusieurs échanges pour bien comprendre les besoins du client, généralement par téléphone et par e-mail pour les derniers détails.
Le temps nécessaire pour ce processus varie de 5 minutes à 3 heures en fonction de la complexité de la demande, ce qui engendre un coût moyen de 49 € pour l’hôtel, toutes charges comprises, rien que pour garantir une qualification optimale.
Maintenant, imaginez si vous ne receviez que des demandes entièrement élaborées, bien structurées, complètes et réalisables par votre hôtel, et cela sans frais supplémentaires !
Grâce à Quotelo, nous qualifions avec précision 98% des demandes, grâce à des prospects qui ont déjà une meilleure connaissance de votre hôtel grâce à notre booking engine immersif. Ainsi, vous pouvez concentrer votre temps sur les demandes spécifiques et complexes. Résultat : vous économisez 49 € pour chaque demande de devis.
Imaginez combien de demandes vous recevez chaque semaine. Maintenant, calculez les économies que vous pourriez réaliser sur toute une année. Les chiffres parlent d’eux-mêmes !
Vous arrive-t-il de relancer vos clients pour obtenir leurs signatures ? Peut-être pas pour tous.
Cependant, il est probable que vous ayez à relancer ceux qui ont signé mais n’ont pas encore effectué leur paiement d’acompte. Combien de fois devez-vous le faire ? De plus, à quelle fréquence rencontrez-vous des modifications après la signature d’un devis ?
Combien de fois êtes-vous amené à ajuster manuellement les plannings ou à mettre à jour les factures pro-forma d’acompte ?
Avec Quotelo, ces préoccupations appartiennent au passé. Notre plateforme automatise les relances auprès des clients, gère les demandes de modifications, actualise les plannings et vous alerte uniquement lorsque votre intervention humaine est nécessaire.
Votre boutique hôtel indépendant conserve bien sûr le contrôle pour ajuster vos arrangements de salles si besoin, bien que cela devienne rarement indispensable 😉.
Chaque semaine, l’équipe en charge du MICE / GROUPE, le service commercial ou la réception doit préparer des fiches de fonction synthétiques. De plus, chaque jour nécessite la rédaction de fiches de fonction détaillées pour les différents services impactés par les groupes (cuisine, service en salle, étages, salle de séminaire, etc.).
Cette charge de travail hebdomadaire varie généralement de 1 à 4 heures par jour, avec une moyenne de 2 heures.
Quotelo élimine ces tâches répétitives, peu gratifiantes et dépourvues de réelle valeur ajoutée lorsque réalisées manuellement par des individus :
- Quotelo génère un questionnaire pré-séjour / pré-séminaire très précis, soit J-2 ou J-7 avant l’événement (paramétrable).
- Quotelo recueille les réponses des clients.
- Quotelo établit ensuite les fiches de fonction, vous permettant de gérer les imprévus de dernière minute tout en gardant le contrôle.
Modifiez les devis
en moins de 2
en moins de 2
Vos clients ont la possibilité de demander des ajustements en ligne, mais ils ont également la possibilité de vous contacter par téléphone. L'équipe de Quotelo a consacré beaucoup d'efforts pour rendre l'expérience utilisateur aussi fluide que possible, garantissant ainsi que toutes les modifications sont faciles et rapides à effectuer.
En un seul clic, vous pouvez dupliquer une journée complète comprenant une multitude de services et de forfaits ! Les seuls éléments éventuellement à ajuster sont les quantités.
Cette automatisation permet à voter boutique hôtel indépendant de gagner un temps précieux, en particulier pour les journées d’étude ou les séminaires résidentiels qui incluent de nombreux services de restauration (boissons, repas, forfaits) ainsi que des salles de séminaire.
Envisagez un scénario où les taux de TVA sont automatiquement appliqués avec précision, sans la moindre erreur de calcul ou de virgule. Grâce à Quotelo, cette réalité est à portée de main, car vous n’aurez presque plus rien à saisir, voire plus du tout si votre PMS est connecté à Quotelo !
Nos clients témoignent
“Le moteur de réservation et de demande de devis m'a tout d'abord surpris, mais agréablement car je me suis laissé guidé. C'était une nouvelle expérience pour moi. Chaque question et chaque choix proposé étaient pertinent et arrivait au
bon moment.”
“Je ne pourrai plus revenir à notre mode de fonctionnement d'avant ! Quotelo a vraiment fait évoluer notre façon de travailler dans le bon sens : j'ai plus de temps pour les clients en face de moi même si les demandes de devis s'enchainent. Dans notre hôtel, on ne peut pas avoir le chatbot sur notre site web, mais même sans ça, les devis sont tellement plus faciles à faire avec Quotelo qu'avant que je gagne quand même beaucoup de temps.”
“Je suis contente parce que maintenant je peux prendre le temps avec mes clients. Avant, je passais des heures au téléphone et par mail à comprendre les besoins de mes clients et à saisir chaque ligne de devis et toutes les fiches de fonction. Alors qu'avec Quotelo je suis libérée de toutes ces saisies et je retrouve du plaisir à accueillir mes clients en face de moi.”
“J'ai été stupéfait de voir avec quelle rapidité le virage de la transformation digitale de nos établissements sur le segment MICE et GROUPE a été adoptée par nos équipes sur le terrain. L'accompagnement au changement a été vraiment court : en une semaine nos réceptionnistes ont tous pris en main Quotelo et tous les devis, les plannings, les fiches de fonction et les relances étaient générés par cette application. Le mode Cloud me permet aussi de me connecter de n'importe où pour suivre les statistiques MICE et GROUPE en temps réel !”
Ne laissez plus jamais un
devis pour groupe ou séminaire se perdre au fond de votre boîte de réception 👍
devis pour groupe ou séminaire se perdre au fond de votre boîte de réception 👍
Quotelo assure l’envoi automatique de rappels à vos clients, pour leurs signatures de devis, leurs paiements d’acomptes et de factures finales. Mais ce n’est pas tout : en tant qu’utilisateur de l’application MICE et GROUPE Quotelo, vous recevrez également vos propres rappels en tant que réceptionniste. Cela vous permet de ne jamais oublier aucun devis ou demande de groupe, évènement ou séminaire. Ainsi, chaque client reçoit une réponse en temps voulu.
Fini le stress ! Vous serez notifié en temps réel, et le tableau de bord d’accueil de Quotelo gardera une trace de toutes les actions à accomplir (envoi de devis, création de factures, relance des clients, etc.) jusqu’à ce qu’elles soient toutes traitées.
Avant l’arrivée de Quotelo, la rédaction d’un devis pouvait vous occuper pendant une période allant de 5 minutes à 2 heures, en fonction de sa complexité.
De plus, il fallait également prendre en compte le temps nécessaire pour comprendre les besoins spécifiques du client, un processus qui prenait son temps, notamment lors des échanges téléphoniques.
Avec Quotelo, cette phase de découverte des besoins est désormais effectuée de manière détaillée, et l’ensemble du devis est même pré-rédigé pour vous. Vous n’avez qu’à confirmer ou non le devis, sans risque d’erreurs supplémentaires !
Avec Quotelo qui rédige vos devis pour les Séminaires, Groupes et Evènementiels à votre place, vous disposez désormais de temps supplémentaire pour vous-même. Vous pouvez ainsi envoyer vos devis en toute tranquillité et avec une réactivité accrue.
L’utilisation de Quotelo vous libère du temps et les réceptionnistes qui utilisent cette application témoignent d’une plus grande satisfaction. Ils peuvent consacrer davantage de temps à prendre soin de leurs clients au téléphone et en personne, car toutes les tâches moins attrayantes sont gérées automatiquement.
Faites confiance au N°1 de la
digitalisation du MICE et du GROUPE
pour le devis / planning / fiche de fonction
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pour le devis / planning / fiche de fonction
Comme beaucoup d’autres hôteliers,
dîtes Bonjour aux devis automatisés.
- Sans engagement
- test opérationnel dès demain
- 15 minutes de formation sur-mesure
Découvrez Quotelo en 2 min top chrono !