+18000
Devis MICE & groupe ont été générés avec Quotelo par nos clients ! Et vous ?
Comment convaincre mon Directeur d’hotel de son intérêt à utiliser Quotelo ?
Nos réponses ici !
Proposer le meilleur parcours client
en ligne pour le MICE et le GROUPE
ça vous tente ?
Vous proposez un formulaire en ligne pour les demandes MICE et GROUPE ?
Vous n’avez pas encore digitaliser votre parcours client Groupe / évènementiel / séminaire ?
Vous obligez vos clients à décrocher le téléphone pour louer une salle ?
Délivrez-vous de tout l'administratif du MICE et du GROUPE et focalisez votre attention sur les tâches à plus forte valeur ajoutée
Vous êtes responsable communication hôtel ? Alors vous combinez de nombreuses compétences : promotion de l’image de marque hôtelière, communication interne et externe de l’hôtel, respect de la charte graphique sur tous les supports, création de contenu digital (textes, images, vidéos sur internet, réseaux sociaux etc…). Vous assurez aussi l’animation des plateformes, gérez les relations avec les agences et partenaires, supervisez le SEO et les performances, êtes être force de proposition dans les projets web pour augmenter la fréquentation des divers supports digitaux et développer la notoriété des hôtels.
L’un des leviers principaux pour arriver à vos objectifs est la simplicité de réservation sur le site web de l’hôtel.
A ce titre, le parcours digital de réservation de chambre et le parcours de demande de devis groupe / évènementiel / séminaire doivent être les 2 priorités du Responsable communication hôtel.
La réservation de chambre est bien traité, mais la demande de devis est souvent le parent pauvre avec un « vieux » formulaire en ligne, ou une simple adresse email, voire un numéro de téléphone à joindre.
De nos jours, ne pas digitaliser le parcours de demande de devis est une hérésie quand on sait à quel point les clients aiment être autonome et combien ça leur coute de décrocher le téléphone…
Quotelo est au MICE et aux GROUPE ce que le booking engine est au réservation de chambre !
C’est donc une aide considérable au responsable communication hôtel. En effet Quotelo vient s’implanter directement sur le site web de votre établissement au travers d’un bouton amenant le client à un parcours immersif, complet, personnalisé et fun, de demande de devis. C’est ainsi la fin des formulaires de demande de devis. La plateforme de création de devis ainsi que les photos présentes sont totalement personnalisées dans le respect de charte graphique de votre établissement.
L'image de votre établissement est notre priorité
Votre plateforme Quotelo pour effectuer des demandes MICE et GROUPE est entièrement personnalisée avec votre charte graphique et les photos de votre établissement de manière à plonger directement vos clients dans votre univers.
Sans parcours digitalisé pour les demandes Groupe / évènementiel / séminaire, vos commerciaux décrivent les salles avec moult adjectifs et adverbes pour que le client, au téléphone, arrive à s’imaginer les lieux. Quel effort vous lui demandez !
Avec un moteur de demande de devis, vous – responsable communication hôtel – vous proposez une solution bien plus efficace pour plonger le client dans votre établissement tout en lui faisant découvrir toute votre offre commerciale MICE et Groupe, et tout en découvrant aussi ses besoins, pour lui faire in fine un devis aux petits oignons !
Le booking Engine MICE et Groupe que nous pouvons rendre accessible depuis vitre site web présente des photos de votre établissement, des chambres, de la restauration, des activités si vous en avez, des options, des packages Journée d’étude / séminaire résidentiel… et vos clients s’immerge dans votre établissement petit à petit.
En installant Quotelo, vous dotez votre établissement d’un avantage concurrentiel très puissant !
Offrez à vos clients la plus belle des expériences en commençant dès la formulation de leur demande.
Imaginez un enchainement d’écran, simple et intuitif, qui ne propose que des prestations pertinente en fonction du client et de l’évolution de la compréhension de son besoin !
Le Booking Engine de Quotelo ne propose pas l’option « décoration florale » si vous ne le proposez pas ou si aucun de vos partenaires ne le propose… Mais il ne le proposera pas non plus si le client en ligne veut louer une salle de réunion sèche ou une demie-journée d’étude… Il proposera cette option uniquement pour les mariages, communion, EVJF ou évènement d’entreprise par exemple.
Idem pour le choix des salles : certains établissement veulent montrer toutes leurs salles pour laisser choisir le client, d’autres établissements ne veulent pas laisser le choix de la salle au client. Dans ce cas, on ne demande que la taille du groupe et la configuration de salle souhaitée ainsi que les équipements nécessaire, parmi la liste de tout ce que vous proposez.
Le Booking Engine de Quotelo s’adapte à votre politique commerciale et à votre stratégie de communication !
A votre avis, que pensent les clients quand :
- ils arrivent sur votre site et qu’ils voient un formulaire en ligne à compléter pour faire une demande ?
- Et qu’ils doivent attendre qu’un commercial les joigne pour comprendre leur demande ?
- Et qu’ils doivent patiemment écouter les descriptifs du commercial ?
- Et qu’ils doivent exprimer leur demande, souvent la reformuler, pour que le commercial comprennent bien les enjeux et les besoins.
- Et qu’ils doivent encore attendre pour obtenir une estimation budgétaire ?
- Et qu’ils doivent toujours imprimer le devis pour le signer, puis le scanner pour le retourner ?
- Et qu’ils doivent encore rappeler s’il y a un changement ?
C’est très simple : ils pensent soit que l’hôtellerie est « sous-digitalisée », soit au mieux qu’elle est « en voie de digitalisation ».
Et vous, en tant que responsable communication hôtel, vous êtes partiellement responsable de ne pas avoir encore mis en œuvre un Booking Engine MICE et Groupe pour éviter cette image.
Alors c’est le moment de faire admettre à votre direction qu’un projet digitalisation des demandes Groupe / évènementiel / Séminaire est nécessaire pour, entre autre, revaloriser votre image et améliorer votre parcours en ligne de découverte du besoin client. (Et les commerciaux seront de votre côté car Quotelo, en plus, pré-rédige 98% des devis pour supprimer toutes les tâches administratives et chronophage de la fonction commerciale)
Valorisez votre image sur tous vos supports
Du site web, en passant par vos devis et vos factures, Quotelo encapsule vos clients dans votre établissement de la façon la plus immersive possible
Quotelo génère aussi les devis Groupe / évènementiel / Séminaire pour simplifier aussi la vie des commerciaux.
Chaque client du client sur le booking engine en ligne génère une ligne sur le devis… Mais ce qui va intéresser le Responsable communication hôtel, c’est que :
- La charte graphique est aussi respectée sur le devis
- Le devis est un mélange de plaquette commerciale + proposition commerciale + devis avec Pro-forma
- Le devis propose des upsales digitaux
- Le devis présente des photos de l’établissement, des chambres, de la restauration, des salles, des extra
- Le devis est très immersif et se conjugue parfaitement avec l’expérience et la trace laissée par le Booking Engine
Les clients ont été marqués par le Booking Engine, ils le seront tout autant par le devis : votre marque hôtelière laissera une trace indélébile dans l’esprit des clients et ils retiendront bien mieux votre établissement que celui de de concurrent non équipés par Quotelo.
Quotelo, dans sa quete de perfection pour votre établissement, ne s’arrête ni au booking engine, ni au devis…
Vos devis deviennent digitaux certes, mais la signature devient électronique ! ça simplifie tellement la vie du client ! 2 clics, un code envoyé par email, et le devis est signé avec une valeur probante pour sécuriser et votre Client et votre établissement.
Et ce n’est pas tout…
Le paiement de l’acompte aussi est immersif ! Jusqu’à aujourd’hui vos collègues devaient contrôler tous les jours si les acomptes de devis signés ont bien été payés par le clients. Avec Quotelo, le client paie plus vite car il reçoit la facture d’acompte automatiquement d’une part, et surtout il peut la payer en 1 clic d’autre part !
Quotelo intègre le paiement instantané par virement SEPA dans le booking engine : le client clique sur le logo de sa banque, fait sa double authentification bancaire et le virement est déjà parti sur le compte de votre établissement, renseignant au passage Quotelo que le paiement à eu lieu et que la signature du client est parfaitement confirmée par le paiement de son acompte.
Tout ça dans votre environnement graphique avec des photos de votre établissement et votre logo sur la page de paiement !
Tous les aller-retours post signatures sont aussi géré dans l’application en ligne dans votre environnement graphique par le client.
Notamment le questionnaire de pré-séjour ou de pré-séminaire… VOus savez toutes les questions queposent le commercial à J-5 ou J-2 de l’évènement…
- La rooming-list si nécessaire,
- Les intolérances alimentaires,
- les horaires des pauses pour les séminaires,
- le contact du responsable sur place,
- etc…
Toutes ces questions sont désormais posées de façon digitale, dans votre environnement graphique, pour que le client reste plongé dans votre établissement, de la 1ère demande jusqu’au jour d’arrivé.
Ainsi, vous contrôlez votre image en ligne et la perception du client dès sa première demande avec le booking engine, jusqu’à son arrivée avec le devis, le paiement d’acompte, le questionnaire de pré-séjour / pré-séminaire.
Nos clients témoignent
“J’ai utilisé Quotelo pour la première fois il y a peu et l'expérience était vraiment sympa. Le parcours était personnalisé à mes besoins donc je n’étais pas assommé par une multitude d’informations mais j’étais vraiment guidé en fonction de ma demande. Les photos illustraient, tout au long du parcours chacun de mes choix.
C’était vraiment appréciable d’avoir à faire à un parcours ludique plutôt qu'à un formulaire traditionnel et un appel au téléphone du commercial qui vante son établissement...”
“C'est simple, j'ai fait 4 demandes dans 4 hôtels différents.
Pour 3 hôtels j'ai dû envoyer un mail, en prose, expliquant ma demande de devis évènementiel d'entreprise, et j'ai dû tout réexpliquer 2 jours après quand j'ai un commercial a daigner m'appeler au téléphone (visiblement ils ne savent pas lire).
Pour le Maison Montmartre, j'ai été guidé en ligne, tout était clair, j'étais projeté dans cet hôtel et je ne pouvais rien oublié dans ma demande. Et en plus, j'ai reçu le devis 10 minutes après.
A votre avis, quel hôtel ai-je choisi ?”
“J'avais la lourde responsabilité de déterminer le lieux de notre rassemblement annuel pour les équipes marketing.
Mes équipes m'ont transmis 3 devis.
L'un d'eux avait une erreur de TVA. Je ne l'ai pas sélectionné.
Un autre proposait de belles prestations mais le devis était peu engageant comparativement au 3ème, légèrement plus cher, mais au moins on savait où on allait, on voyait les prestations auxquelles on allait avoir droit, et j'avais un devis digital, consultable sur Smartphone et signable électroniquement.
Je n'ai appelé que le 3ème pour avoir quelques détails de plus et j'ai signé dans la foulé. Inconsciemment, la qualité du devis a probablement dû jouer en sa faveur.”
“J'ai été stupéfait de voir avec quelle rapidité le virage de la transformation digitale de nos établissements sur le segment MICE et GROUPE a été adoptée par nos équipes sur le terrain. L'accompagnement au changement a été vraiment court : en une semaine nos réceptionnistes ont tous pris en main Quotelo et tous les devis, les plannings, les fiches de fonction et les relances étaient générés par cette application. Le mode Cloud me permet aussi de me connecter de n'importe où pour suivre les statistiques MICE et GROUPE en temps réel !”
Faites rentrer votre établissement dans la tête de votre client : utilisez le biais mnésique
- Parcours de demande de devis ✅
- Process de signature électronique du Devis ✅
- Demande de modification digitalisée ✅
- Facture d’acompte en instant payment 1 clic ✅
- Questionnaire de pré-séjour / pré-séminaire ✅
Imaginez que tout soit parfaitement huilé, que l’expérience soit homogène et que chaque action faite vis à vis de votre établissement converge vers une image de marque hôtelière maîtrisée et inoubliable.
Votre client ne peut que se remémorer son expérience digital, le parcours en ligne pour chaque étape de son évènement d’entreprise ou son évènement privé.
En plus, vous serez l’un des premiers établissement à proposer une telle aventure digitale et à rentrer inéluctablement dans l’esprit de vos clients, avant décision et après décision !
Vos clients n’ont probablement jamais vu de guide aussi personnalisé et d’enchainement d’écran aussi pertinent pour exprimer leur demande de devis MICE ou GROUPE.
Les agences évènementielles qui ont l’habitude d’envoyer le même mail à tous leurs « fournisseurs » hôteliers sont également demandeuse parce qu’elle ne comprennent pas pourquoi les établissements n’arrivent pas à envoyer des devis plus vite… C’est souvent parce que les demandes ne correspondent pas aux possibilités des établissements :
un groupe trop important par rapport aux tailles de salles disponibles
des demandes trop exotiques par rapport à ce que peut offrir l’établissement
des délais trop court, etc.
Avec la demande en ligne effectuée via le Booking Engine Quotelo, les clients finaux tout comme les agences évènementielles peuvent recevoir les devis en quelques minutes et surtout, elles comprennent bien pour quelle raison elle ne recevoir pas de devis de votre établissement puisque le booking engine limite vos prestations à celles que vous pouvez effectivement pourvoir… Un groupe de 200 personnes ne tiendra pas dans votre salle de réception de 100m2 et vous ne pouvez pas privatiser le restaurant si le reste de l’hôtel n’est pas privatiser non plus…
Ces points seront indiqués dans le Booking Engine et vos clients ne seront plus étonné de ne rien recevoir, mais plutôt par la rapidité avec laquelle ils pourront modifier leur demande pour l’adapter à votre établissement si c’est vraiment votre établissement qu’ils souhaitent !
Chaque photo, chaque texte descriptif, chaque ligne du devis, chaque question posée sur le Booking Engine, tout est pesé, analysé, homogène et adapté à la demande du client en fonction de son persona…
Oui, Quotelo analyse les persona des clients de votre hotel et construit le booking engine en fonction :
- si vous avez un Golf, le booking engine proposera un parcours pour un « golfeur »
- si vous avez des thermes, le booking engine proposera un parcours « cure thermale »
- si vous avez une clientèle d’entreprise, le booking engine proposera un parcours « société » différent de celui pour une « association » car les prestations proposées ne seront peut-être pas toutes les mêmes…
- si vous organisez des EVG ou des EVJF, les activités proposées ne seront pas les mêmes que pour une entreprise venant faire son congrès annuel.
D’ailleurs, l’ordre des écrans sur le booking engine sera sans doute différent d’une demande à une autre : dans le cas d’un golfeur demandant un devis, il est plus pertinent de proposer d’abord les parcours de golf, puis le nombre de nuitée car en choisissant plusieurs parcours et en voyant toutes les photos, il sera tenté de prolonger son séjour et donc de dépenser plus…
EN tout cas en étant parmi les premiers établissements à proposer un parcours digital aussi personnalisé, vous laisserez un souvenir impérissable à votre client et votre établissement restera gravé dans sa mémoire !
Faites confiance au N°1 de la
digitalisation du MICE et du GROUPE
pour les devis / planning / fiches de fonction.
digitalisation du MICE et du GROUPE
pour les devis / planning / fiches de fonction.
Comme beaucoup d’autres hôteliers,
dîtes Bonjour à l’automatisation du MICE et du GROUPE.
- Sans engagement
- test opérationnel dès demain
- intuitivité maximale : 15 minutes de formation sur-mesure suffisent !
Découvrez Quotelo en 2 min top chrono !